Eventtia for Industries · Nº 04 Universidades y educación

Una plataforma de eventos pensada para cómo funcionan de verdad las universidades.

Universidades, escuelas de negocios e instituciones de educación superior funcionan con Eventtia. Todo el calendario académico en una sola plataforma, operación multifacultad bajo una cuenta institucional, con la identidad de la institución desde el prospecto hasta el egresado.

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Estas universidades, escuelas de negocios e instituciones de educación superior confían en Eventtia

Universidad de los Andes TEC de Monterrey IPADE EF Education First Campus France University of Deusto Utel Universidad El Bosque
El hilo común

Las universidades gestionan un año, no un evento.

Las universidades no organizan un evento, sino un calendario académico completo. Eventos de admisiones en otoño, sesiones informativas durante el invierno, jornadas de puertas abiertas en primavera, reencuentros de egresados en verano, ceremonias de graduación, galas de recaudación, ciclos de conferencias, eventos de captación para estudiantes internacionales. Varias facultades gestionan sus propios programas en paralelo. Cada nivel de audiencia (estudiantes, egresados, prospectos, profesorado, familias, público general) necesita su propio recorrido. La institución carga con 50, 100, a veces 500 años de identidad y no puede presentarse como una herramienta SaaS. Eventtia está diseñada para esa forma de trabajar: todo el calendario académico en una sola plataforma, operación multifacultad bajo una cuenta institucional, con la identidad de la institución de principio a fin.

  • 01

    Todo el calendario académico en una sola plataforma. Admisiones, egresados, conferencias, ceremonias, captación. Todo bajo una misma operación, durante todo el año.

  • 02

    Operación multifacultad bajo una cuenta institucional. Cada facultad gestiona sus propios programas con sus propios administradores; la administración central conserva la vista consolidada y la marca institucional.

  • 03

    El evento lleva la marca de la institución, no la de la plataforma. Dominios propios, dominios de envío, app para participantes y materiales en sitio muestran la identidad de la universidad. El prospecto, el estudiante y el egresado ven a la institución.

Casos de uso

Seis tipos de evento universitario. Una sola plataforma.

Del ciclo de admisiones en otoño a la jornada de puertas abiertas en primavera y a la gala de egresados en verano, los tipos de programa que las universidades realmente gestionan, todos sobre el mismo motor.

Admisiones y captación

Eventos de admisiones, sesiones informativas, programas de captación.

Los eventos cíclicos que llenan la próxima promoción. Jornadas de puertas abiertas, sesiones informativas para futuros estudiantes y familias, rondas de preguntas de admisiones en línea, programas de entrevistas de becas, eventos de captación para estudiantes internacionales. La plataforma gestiona el registro de prospectos con campos condicionales según el programa de interés, recorridos paralelos para familias y estudiantes, flujos multilingües para audiencias internacionales, la gestión de patrocinios para las agencias y socios involucrados, y los informes posevento que el equipo de captación necesita para optimizar el ciclo del próximo año.

02 / Programas de egresados

Reencuentros de egresados, galas de recaudación, eventos de networking.

La red de egresados que define el alcance de la institución. Reencuentros de promoción, eventos de capítulos regionales, galas de recaudación, programas de mentoría entre egresados y estudiantes. Interacción recurrente sobre una sola plataforma que recuerda a tus egresados de un evento al siguiente.

03 / Eventos académicos

Conferencias, simposios, ciclos académicos.

La programación académica que sostiene la institución. Conferencias multi-track, simposios liderados por facultades, ciclos de charlas departamentales, eventos con profesorado invitado. Cada facultad configura su propio programa; la administración central ve la consolidación.

04 / Ceremonias

Graduaciones e hitos académicos.

Los momentos que marcan la trayectoria de los estudiantes. Ceremonias de graduación, ingresos a sociedades de honor, entregas de premios. Invitaciones seleccionadas, recorridos de registro para familias, transmisión en vivo para parientes que no pueden asistir.

05 / Visitas al campus

Jornadas de puertas abiertas y visitas al campus con reserva en línea.

Programas de alto volumen dirigidos a prospectos. Jornadas de puertas abiertas con miles de registros, reserva de visitas al campus en línea, recorridos guiados por las facultades. La plataforma gestiona el volumen y el informe por cada visita.

06 / Programas internacionales

Eventos para estudiantes internacionales y programas de intercambio.

Captación multilingüe para estudiantes internacionales, orientaciones de programas de intercambio, capítulos internacionales de egresados. Flujos por región, plantillas multilingües, contenido condicional según la región de la audiencia.

La funcionalidad que hace la diferencia

Operación multifacultad bajo una cuenta institucional.

Una universidad no es un solo equipo. Ingeniería gestiona sus propios eventos de admisiones. Medicina, sus propias conferencias. Derecho, sus propios programas de egresados. La escuela de negocios, sus propios ciclos de educación ejecutiva. Eventtia está diseñada para esa forma. La Universidad de los Andes opera un portal de eventos consolidado donde varias facultades trabajan en paralelo bajo una sola marca institucional, cada una con sus propios administradores y programas, mientras la administración central conserva la vista consolidada. IPADE gestiona su portal de eventos institucionales con soporte prioritario, con la consistencia operativa que exige una escuela de negocios de primer nivel. Cada equipo obtiene su propio portal, sus propios administradores y sus propios programas, todos dentro de una única cuenta institucional. La administración central ve la actividad consolidada de toda la institución; cada facultad opera a su propio ritmo.

  • Portales multifacultad
  • Marca y administradores por facultad
  • Informes consolidados centrales
  • Una sola cuenta institucional
  • Integración con SSO
  • Niveles de audiencia por facultad
  • Programas de egresados plurianuales
  • Residencia de datos en la UE y EE. UU.
Por qué las universidades eligen Eventtia

Tres cosas que importan para las instituciones de educación superior.

01

Todo el calendario académico en una sola plataforma.

Las universidades gestionan cientos de eventos a lo largo de un año académico. Los eventos de admisiones llenan la próxima promoción. Las sesiones informativas cultivan a los prospectos. Las jornadas de puertas abiertas acercan a las familias al campus. Los reencuentros de egresados mantienen viva la red. Las ceremonias de graduación marcan la trayectoria de los estudiantes. Las conferencias y los simposios sostienen la misión académica. La mayoría de las plataformas cubren uno o dos de esos ciclos y dejan el resto a las hojas de cálculo y el correo. Eventtia cubre todo el calendario sobre un mismo motor. Registro, comunicaciones, check-in en sitio, la app para participantes, los informes posevento. Una sola operación durante todo el año, para cada facultad y cada audiencia.

02

Operación multifacultad bajo una cuenta institucional.

Una universidad son muchos equipos bajo un mismo paraguas. Ingeniería, Medicina, Derecho, Negocios y Comunicación gestionan sus propios eventos a su propio ritmo. Eventtia le da a cada facultad su propio portal, sus propios usuarios y sus propios programas, todos dentro de una única cuenta institucional. La administración central ve la consolidación. Cada equipo opera a su propio ritmo sin esperar a que una función de eventos central se libere.

03

Cada evento lleva la identidad de la institución, del prospecto al egresado.

Una universidad centenaria no es una startup tecnológica y no debería parecerlo ante sus prospectos, estudiantes, familias o egresados. Los dominios propios llevan las páginas de registro. Los dominios de envío llevan el nombre de la institución en cada correo. La app para participantes muestra la marca de la universidad, no la de Eventtia. Los materiales en sitio usan la identidad de la universidad. La plataforma es el motor detrás de escena; la institución es lo que ve el participante, desde la primera jornada de puertas abiertas hasta el reencuentro de egresados décadas después.

En producción

Universidades y escuelas de negocios que funcionan con Eventtia.

Un portal de eventos consolidado en varias facultades.

La Universidad de los Andes opera en Eventtia un portal de eventos consolidado donde varias facultades gestionan sus propios programas en paralelo dentro de una única cuenta institucional. Ingeniería, Medicina, Derecho, Negocios, Comunicación y la administración central trabajan cada una en su propio ámbito; la consolidación central mantiene coherentes la marca institucional y la vista de informes.

Multifacultad portal consolidado

Un evento insignia que reúne más de 200 actividades.

La universidad privada insignia de México gestiona en Eventtia su mayor evento institucional: un solo programa con más de 200 actividades dentro (sesiones, talleres, charlas, tracks paralelos) para más de 12.900 participantes de distintos campus y facultades. Agenda multi-track, niveles de audiencia en toda la institución, toda la operación de un evento del tamaño de un congreso pequeño.

200+ actividades en un evento

Portal de eventos institucionales premium para una escuela de negocios de primer nivel.

La principal escuela de negocios de educación ejecutiva de México gestiona en Eventtia su portal de eventos institucionales con soporte prioritario, con integración de SSO al área de TI de la escuela y la consistencia operativa que una institución de primer nivel exige en todos sus programas ejecutivos.

Premium soporte institucional

Programas educativos en varios continentes.

EF Education First gestiona en Eventtia eventos de inmersión lingüística, cumbres de reclutadores y programas para estudiantes en distintas geografías. Operación en varias regiones, flujos multilingües, con la identidad de EF en cada mercado y un equipo central de eventos que mantiene una vista consolidada de la actividad en todo el mundo.

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Global grupo educativo

Captación de estudiantes internacionales a gran escala.

La agencia pública de Francia para la promoción de la educación superior internacional gestiona en Eventtia sus emblemáticas Rencontres Campus France y otros eventos para estudiantes internacionales. Registro multilingüe, gestión de audiencias de varios países y los flujos institucionales que requieren los eventos de captación para estudiantes internacionales.

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Internacional captación de estudiantes

Eventos institucionales con profundidad multilingüe.

La Universidad de Deusto (Bilbao y San Sebastián, más de 125 años, más de 1.600 empleados) gestiona en Eventtia eventos institucionales en español, inglés, francés y euskera. Check-ins con código QR, flujos con varios puntos de control para grandes eventos de campus, profundidad de registro personalizada para una institución que lleva la plataforma al límite.

125+ años de institución

Una universidad 100% online que convierte cada momento institucional en un evento.

Una de las principales universidades online de México gestiona en Eventtia sus eventos institucionales: rondas de preguntas de admisiones, transmisiones de graduaciones, programas de egresados y ceremonias académicas para una base estudiantil totalmente en línea. Flujos híbridos y transmisión en vivo para audiencias distribuidas.

Online programas universitarios

Eventos institucionales para una universidad multifacultad.

Una universidad colombiana multifacultad que gestiona en Eventtia sus eventos de admisiones, sus conferencias académicas y sus ceremonias institucionales. Registro con marca, flujo en sitio e informes posevento a lo largo de todo el calendario académico.

Multifacultad programa institucional

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Dónde vive esto en la plataforma

Tres módulos hacen la mayor parte del trabajo.

01
Registro

Prospectos, estudiantes, egresados, familias, profesorado.

Un evento, cinco audiencias. Registro por niveles con tarifas de estudiante, verificación de nivel de egresado, captura de prospectos, recorridos para familias, recorridos para el personal docente. Campos condicionales según el programa de interés, flujos multilingües para audiencias internacionales, marca con dominio propio para los programas institucionales.

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02
Comunicaciones

Dominios de envío por facultad, plantillas por programa.

Cada facultad envía desde su propio dominio de envío, de modo que la entregabilidad construye reputación bajo el nombre de la institución. Plantillas con marca por programa (admisiones, egresados, conferencias). Segmentos dirigidos por nivel de audiencia. El equipo central de comunicaciones obtiene la vista consolidada de toda la institución.

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03
App para participantes

El año académico en el bolsillo de cada participante.

Una app para participantes con marca propia para estudiantes, egresados y prospectos. El programa, la agenda, las biografías de los ponentes, el networking, la interacción en vivo, el check-in en sitio. Disponible como web o nativa para iOS y Android, con la identidad de la universidad en cada promoción.

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FAQ

Lo que las universidades siempre preguntan.

¿Pueden distintas facultades operar sus propios portales bajo una sola cuenta institucional?

Sí. Cada facultad obtiene su propio portal con sus propios usuarios administradores, su propia marca y sus propios programas. Ingeniería no ve los eventos de Derecho; Derecho no ve los de Negocios. Cada equipo configura sus propios tipos de participante, campos personalizados y plantillas de comunicación sin tocar la configuración de nadie más. La capa de gobierno compartida por encima permite que el área central de TI controle la autenticación, la retención de datos y las políticas de acceso. La administración central ve la consolidación entre facultades.

Niveles de audiencia: ¿estudiante, egresado, prospecto, profesorado?

Se configuran por evento. Cada evento puede llevar varios tipos de participante (estudiantes actuales, egresados, prospectos, profesorado, familias, público) con sus propios formularios de registro, sus propios campos condicionales, sus propios precios y sus propios flujos de aprobación. Los eventos mixtos manejan varios niveles de audiencia en paralelo; los descuentos por nivel y las tarifas de egresado se aplican automáticamente según el perfil verificado.

Eventos recurrentes durante el año académico: ¿una licencia o una por evento?

Una sola licencia cubre todo el calendario académico. Los eventos de admisiones, los reencuentros de egresados, las conferencias, las ceremonias de graduación y los programas de captación se gestionan bajo una misma cuenta de Eventtia, sin contratos por evento. Cada evento se configura de forma independiente con su propio flujo de registro, sus comunicaciones y su montaje en sitio. Los datos de participantes anteriores se conservan, así que los egresados no vuelven a ingresar los mismos datos cada vez que se registran para un reencuentro.

Con la identidad de la institución: ¿hasta dónde llega?

A cada punto de contacto que ve el participante. Dominios propios para las páginas de registro. Dominios de envío para los correos (la dirección de la universidad en cada comunicación, no la de Eventtia). App para participantes con la identidad de la universidad. Materiales en sitio en los colores de la institución. La plataforma no aparece ante el prospecto, el estudiante, la familia o el egresado. La universidad, sí.

¿Precios para instituciones de educación superior?

Las licencias anuales para universidades y escuelas de negocios se escalan según el volumen de eventos, el número de facultades y la amplitud de la plataforma. Compatible con estructuras de contrato plurianuales para instituciones con ciclos de planificación académica a varios años. El precio de partida está publicado en la página de precios; la configuración adecuada para tu institución es una conversación de 20 minutos.

Implementación: ¿cuánto falta para que nuestro primer evento esté en vivo?

Depende de cuánta personalización necesite el programa. Un evento de admisiones o una sesión informativa sencilla puede lanzarse en un par de días. Los programas complejos con despliegue multifacultad, integración de SSO al área de TI de la universidad, marca personalizada e integraciones con el CRM de la institución llevan más tiempo. El equipo de implementación trabaja con tu responsable central de eventos, los administradores de las facultades y el contacto de TI hasta la puesta en marcha.

Más en la serie

Eventtia para industrias.

Siete industrias, una sola plataforma. Cada página se centra en la forma operativa que ese sector realmente maneja, no en un catálogo genérico de funcionalidades.

Hablemos de tu calendario académico.

Ya sea que estés gestionando las admisiones de la próxima promoción, coordinando una gala de egresados de cuatro décadas de graduados o desplegando un portal de eventos consolidado entre facultades, una conversación con Eventtia empieza por la forma de tu institución, no por una demo genérica.

Hablemos →